PENGERTIAN DAN PERANAN MANAJEMEN

1. Pengertian Organisasi

Apakah arti organisasi? organisasi dapat diartikan sebagai kumpulan beberapa orang yang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Organisasi dalam bentuk apapun akan selalu ditemui dalam kehidupan sehari-hari. Organisasi merupakan unsur yang dibutuhkan dalam kehidupan bermasyarakat dengan beberapa alasan, seperti organisasi digunakan untuk mendapatkan sesuatu yang tidak mungkin dapat kita lakukan sendirian, dengan bekerja sama individu-individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang apabila dikerjkan seorang diri tidak akan tercapai, organisasi dapat menyediakan pengetahuan yang berkesinambungan serta dapat menjadi sumber karier yang penting.

Selayaknya sebuah organisasi seharusnya menghasilkan sesuatu yang bermanfaat bagi anggota organisasi maupun masyarakat sehingga organisasi mampu mempertahankan kelangsungan hidup mereka. Secara umum organisasi dibedakan atas dua bentuk, pertama organisasi dengan orientasi laba seperti perusahaan yang menyediakan produk barang atau jasa (baik perusahaan besar maupun kecil) kemudian organisasi nirlaba atau yang tidak berorientasi laba seperti yayasan, musium, rumah sakit milik pemerintah, sekolah, perkumpulan sosial dan lain-lain.

Apapun bentuk organisasi itu diperlukan usaha-usaha untuk mengelola kegiatan dan orang-orang maupun unsur lainnya yang ada didalam organisasi agar tercapai tujuan dengan lebih baik.

2. Pengertian Manajemen

Semua bentuk organisasi dimana orang-orang bekerja bersama mencapai tujuan yang telah ditetapkan, membutuhkan manajemen. Manajemen diperlukan organisasi agar usaha pencapaian tujuan menjadi lebih mudah.

Secara spesifik ada tiga alasan utama dibutuhkannya manajemen dalam organisasi, yaitu:

1.      Mencapai tujuan, manajemen mempermudah pencapaian tujuan organisasi dan pribadi.

2.      Menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan, manajemen menyeimbangkan tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan di antara pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi (stakeholders) seperti pemilik, karyawan, konsumen, pemasok dan lain-lain.

3.      Mencapai efisiensi dan efektifitas, efisiensi dan efektifitas merupakan ukuran prestasi organisasi.

Menurut Peter Drucker efisiensi adalah melakukan pekerjaan dengan benar (doing thing right) dan efektifitas adalah melakukan pekerjaan yang benar (doing the right thing).

Efisiensi merupakan kemampuan untuk melakukan pekerjaan dengan benar, berkaitan dengan biaya-biaya yang ditimbulkan dalam melakukan aktivitas. Mengukur biaya dari sumber daya yang diperlukan dalam rangka mencapai suatu tujuan. Sedangkan efektivitas merupakan kemampuan memilih alat yang tepat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, berkaitan dengan melakukan pekerjaan yang seharusnya dilakukan dan merupakan ukuran tentang pencapaian suatu tugas atau tujuan. Sejauh mana tugas atau tujuan telah dicapai.

Yang dimaksud dengan Efisiensi adalah menyelesaikan pekerjaan dengan usaha, biaya, atau pemborosan yang minimum. Jadi efisiensi adalah kemampuan untuk melakukan pekerjaan dengan benar. Sedangkan Efektivitas adalah penyelesaian tugas-tugas yang membantu pencapaian sasaran organisasi atau bisa juga dikatakan efektivitas adalah kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat/melakukan pekerjaan yang benar.

Sebagai ilustrasi kita ambil contoh misalnya belakangan ini banyak manajer gagal memantau salah satu hasil usaha yang sangat penting, yaitu efisiensi. Sebagai contoh Kantor Pos Pusat di Jakarta untuk mencari paket kiriman yang hilang dari Jakarta ke Surabaya melakukan 5 panggilan telpon dari divisi yang terpisah ke kantor pos Surabaya. Hal ini jelas kurang efisien. Jalan keluar yang terbaik adalah divisi pengiriman paket menelpon langsung siapa kurir yang bertugas mengirimkan paket tersebut ke Surabaya. Akan tetapi efisiensi saja tidaklah cukup untuk memastikan keberhasilan. Oleh karena itu, selain peduli dengan efisiensi, para manajer juga harus berusaha untuk mencapai hasil yang efektif. Selama bertahun-tahun perusahaan Chrysler Motor mengalami penurunan penjualan, pangsa pasar dan keuntungannya, walaupun mobil-mobil yang dibuatnya sudah sangat efisien. Kemudian perusahaan tersebut melakukan inovasi baru dengan memproduksi mobil rancangan pemenang lomba yang telah dirancang ulang, sehingga menarik minat pembeli. Setelah itu Chrysler Motor mulai memperoleh kembali pangsa pasar dan keuntungannya. Ini menunjukkan bahwa Chrysler Motor berusaha untuk efektivitas, yaitu menyelesaikan tugas-tugas yang dapat menolong pencapaian sasaran organisasi.

Kerja merupakan kegiatan yang menghasilkan nilai bagi orang lain maupun diri sendiri. Bekerja dengan baik sehingga mampu memberikan kesejahteraan bagi masyarakat dan diri sendiri mengarahkan organisasi terhadap kebutuhan manajemen.

Apakah Manajemen itu ?

Begitu luasnya pengertian manajemen sehingga tidak ada definisi yang secara konsisten digunakan oleh semua orang. Dalam hal ini dua definisi manajemen dikemukan sebagi berikut :

1.      Mary Parker Follet, manajemen merupakan seni (art) dalam meyelesaikan pekerjaan melalui orang lain.

2.      James AF Stoner, manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

3.      Luther Gullick, manajemen suatu ilmu (science).

4.      James H. Donnelly Jr.; James L. Gibson; dan Jhon M. Ivancevich, manajemen adalah proses dari seseorang atau beberapa individu untuk mengkoordinasi kegiatan-kegiatan dari orang lain untuk memperoleh hasil yang tidak dapat dilakukan seorang individu saja.

5.      Karthryn M. Bartol dan David C. Marten, manajemen adalah proses untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan melakukan kegiatan-kegiatan dari empat fungsi utama yaitu merencanakan (planning), mengorganisasi (organizing), memimpin (leading), dan mengendalikan (controlling).

6.      Chuck Williams (2001), manajemen adalah menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Jadi seorang manajer bukanlah mengerjakan semua pekerjaan sendiri. Dia bekerja melalui orang-orang yang memiliki kemampuan-kemampuan teknis di lapangan, tanpa mengerjakan teknisnya (walaupun bukan berarti seorang manajer tidak memiliki kemampuan teknis).

7.      Murti Sumarni-John Soeprihanto (1995), manajemen merupakan suatu proses yang terdiri atas kegiatan-kegiatan mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya yang lain. Pemanfaatan sumber daya-sumber daya lain dalam perusahaan meliputi sumber daya bahan baku produksi, sumber keuangan, mesin-mesin, dan cara yang digunakan dalam pemanfaatan yang efisien dan efektif.

Berdasarkan uraian tersebut manajemen dapat diartikan sebagai bekerja dengan orang-orang dengan memanfaatkan sumber daya-sumber daya organisasi untuk menentukan, menginterpretasikan dan mencapai tujuan-tujuan melalui pelaksanaan atau proses fungsi-fungsi POLC (Planning, OrganizingLeading, Controlling).

Apakah Manajer itu ?

Manajer adalah orang yang bertanggung jawab atas hasil kerja orang-orang yang ada di dalam organisasi. Manajer sebagai perencana, pengorganisasi, pemimpin dan pengendali pelaksanaan aktivitas sehari-hari organisasi.

Stoner menyatakan bahwa manajer adalah :

1.      Manajer bekerja dengan dan melalui orang lain.

2.      Manajer bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan.

3.      Manajer menyelaraskan tujuan yang saling bertentangan dan menentukan prioritas.

4.      Manajer harus berpikir secara analitis dan konseptual.

5.      Manajer adalah mediator.

6.      Manajer adalah politikus.

7.      Manajer adalah diplomat.

8.      Manajer adalah symbol.

9.      Manajer harus mampu mengambil keputusan yang sulit.

“Seorang manajer yang efektif adalah seorang manajer yang mampu membuat suatu pekerjaan terselesaikan dan menjaga tingkat kepuasan yang tinggi di tempat kerja.”

Pengamatan menunjukkan bahwa manajer yang melaksanakan fungsi manajemen dengan baik adalah seorang manajer yang lebih berhasil. Makin banyak waktu yang digunakan oleh seorang manajer untuk merencana, semakin besar keuntungan yang diperoleh perusahaan mereka, karena fungsi perencanaan memegang peranan penting dalam keseluruhan fungsi manajemen.

Tingkatan dan Tipe-tipe Manajer

Jenis manajer dalam organisasi dapat diklasifikasikan berdasarkan dua bentuk, yang pertama Manajer berdasarkan tingkatan manajemen dalam organisasi dan kedua berdasarkan lingkup kegiatan organisasi yang berada di bawah tanggungjawabnya. Berdasarkan tingkatan manajemen organisasi, manajer terdiri dari manajer puncak (top manager), manajer menengah (middle manager), manajer bawah (lower manager atau first-line manager), dan pemimpin kelompok (group leader).

Top manager efektif adalah seorang pemikir strategis yang berorientasi ke depan yang membuat banyak keputusan dalam kondisi yang tidak pasti dan penuh persaingan. Manajer puncak ( chief executive officer, chief operational officer, direktur utama, presiden direktur, vice-president, president) terdiri dari kelompok yang relatif kecil , bertanggungjawab atas keseluruhan manajemen organisasi. Menetapkan kebijakan operasional dan membimbing proses interaksi dengan lingkungan organisasi. Top manager bertanggung jawab untuk menciptakan kondisi penting untuk perubahan, membantu karyawan untuk bertanggung jawab kepada perusahaan, bertanggung jawab untuk menciptakan budaya posistif organisasi melalui bahasa dan tindakan dan bertanggung jawab mengamati lingkungan usahanya.

Middle manager efektif adalah seorang yang mampu mengembangkan dan menerapkan rencana kerja yang sesuai dengan tujuan dari tingkatan yang lebih tinggi, berorientasi pada kelompok dan bekerja sama serta mengkoordinasi kegiatan antar unit dalam organisasi serta mampu menerapkan perubahan atau strategi yang diciptakan oleh manajer puncak. Manajer menengah (kepala, manajer divisi, manajer cabang, manajer pabrik, dekan).

First-Line Manager efektif adalah seseorang yang mampu mengelola kinerja satu unit kerja yang dapat menyelesaikan tugas dan tanggungjawab jangka pendek yang sesuai dengan rencana middle dan top manager. Manajer lini pertama (supervisor atau pemimpin kelompok).

Pemimpin Kelompok adalah jenis pekerjaan manajemen yang relatif baru yang dikembangkan semenjak perusahaan beralih kepada kelompok yang mandiri. Pemimpin kelompok mengarahkan pekerjaan perorangan dan membantu aktivitas kelompok ke arah pencapaian sasaran. Pemimpin kelompok juga membantu kinerja kelompok, mengelola hubungan luar dan hubungan dalam kelompok.

Berdasarkan lingkup kegiatan organisasi yang berada di bawah tanggung jawabnya, manajer terdiri dari manajer fungsional dan manajer umum.

Manajer fungsional yaitu manajer yang bertanggung jawab atas satu bidang kegiatan tertentu seperti keuangan, pemasaran, produksi, personalia, akuntansi atau penjualan.

Manajer umum membawahi semua kegiatan suatu unit seperti sebuah cabang, perusahaan terpisah atau bagian operasional terpisah yang memiliki bagian produksi, pemasaran,dan keuangan sendiri.

Fungsi Manajemen

Empat fungsi manajemen sebagai tugas utama yang harus dilaksanakan seorang manajer dalam mengelola organisasi untuk mencapai tujuan atau yang dikenal sebagai proses manajemen adalah sebagai berikut :

Perencanaan (planning).

Proses untuk menentukan tujuan yang akan dicapai serta langkah-langkah yang harus diambil untuk mencapainya, meliputi penetapan sasaran, merumuskan tujuan, menetapkan strategi, membuat strategi, dan mengembang-kan subrencana untuk mengkoordinasikan kegiatan.

Pengorganisasian (organizing).

Proses pemberian tugas, pengalokasian sumber daya serta pengaturan kegiatan secara terkoordinir kepada setiap individu dan kelompok untuk menerapkan rencana yang telah dibuat., meliputi penetapan dimana keputusan akan dibuat, siapa yang akan melaksanakan tugas dan pekerjaan, serta siapa yang akan bekerja untuk siapa.

Memimpin (leading)

Proses menumbuhkan semangat pada karyawan agar bekerja dengan baik dan membimbing mereka untuk melaksanakan kegiatan yang sesuai rencana dalam rangka mencapai tujuan, memberi inspirasi dan motivasi kepada karyawan untuk berusaha keras mencapai sasaran organisasi.

Pengendalian (controlling).

Proses mengukur kinerja, membandingkan antara hasil sesungguhnya dengan rencana yang telah dibuat serta mengambil tindakan koreksi yan diperlukan.

Belakangan ini para manajer mengubah cara mereka melaksanakan fungsi-fungsi manajemen. Perubahan ini diwujudkan dalam perbedaan antara manajemen “lama” dan manajemen “baru”. Manajer gaya lama menganggap diri mereka sebagai boss, sedangkan manajer gaya baru menganggap diri mereka sebagai sponsor, pemimpin kelompok atau konsultan internal. Beberapa perbedaan lainnya adalah manajer gaya lama mengambil keputusannya sendiri, dan manajer gaya baru mendengarkan masukan dari orang lain dalam pengambilan keputusan. Akibatnya manajer gaya lama bekerja lebih lama sedangkan manajer gaya baru bekerja lebih mengutamakan hasil.

Perubahan-perubahan dalam manajemen tersebut tidak membuat fungsi manajemen klasik menjadi kuno, sehingga fungsi manajemen gabungan antara manajemen gaya baru dan gaya lama adalah sebagai berikut:

·         Membuat sesuatu terjadi (making things happen)

·         Menghadapi persaingan (meeting the competition)

·         Mengorganisir orang, proyek, dan proses (organizing people, project, & process)

·         Memimpin (leading)

Fungsi-fungsi tersebut tidak menggantikan fungsi yang lama, tetapi dibangun di atasnya. Pertama, ‘membuat sesuatu terjadi’ merupakan gabungan dari fungsi merencanakan (planning) dan mengendalikan (controlling). Untuk ‘membuat sesuatu terjadi’, kita harus merencanakan bagaimana mencapai sasaran yang kita inginkan, mengelola informasi, dan mengendalikan kinerja serta melakukan tindakan koreksi jika terjadi penyimpangan. Kedua, ‘menghadapi persaingan’ mencerminkan pentingnya adaptasi dan pembaharuan agar tetap bersaing di tengah pasar global yang terus berkembang seperti saat ini. Ketiga, tanpa mempertimbangkan dalam ‘mengorganisir orang, proyek, dan proses’ maka perubahan yang berskala besar tidak akan berhasil (tidak dapat membuat sesuatu terjadi). Terakhir, ‘memimpin’ dengan memperhatikan kesejahteraan karyawannya, merayakan keberhasilan sebuah kontrak baru bersama karyawan, dan sangat memperhatikan keinginan dan aspirasi karyawan merupakan suatu gaya memimpin yang menyenangkan hati karyawan. Pada akhirnya karyawan termotivasi dan membuat suatu produktivitas yang tinggi sebagai bukti kesetiaan dan dukungannya.

Peranan Manajer Dalam Organisasi

Dalam melaksanakan tugas sehari-hari seorang manajer memegang beberapa peranan untuk mencapai tujuan organisasi. Tiga peranan utama manajer menyangkut sebagai berikut :

1). Peran interpersonal, yaitu peranan seorang manajer dalam berinteraksi dengan berbagai pihak yang akan membantu berhasilnya pelaksanaan tugas, baik pihak dalam perusahaan maupun pihak luar perusahaan.

a. Peranan figure bapak (Figurehead)

Simbol pemimpin perusahaan; diperlukan untuk menjalankan sejumlah kewajiban rutin yang bersifat legal dan social, contoh : memberi ucapan selamat datang kepada para pengunjung, penandatanganan surat resmi,dst.

b. Peranan Pimpinan (Leader)

Bertanggung jawab untuk memotivasi dan mengaktifkan bawahan; mengisi posisi kosong (staffing), melatih, dan tugas-tugas terkait, contoh : melakukan hampir seluruh kegiatan yang melibatkan bawahan.

c. Peranan Penghubung (Liaison)

Memelihara suatu jaringan kontak luar yang mendukung dan juga penghubung pihak dalam, contoh : membalas surat-surat, melakukan kerja dewan urusan luar, yang melibatkan puhak-pihak luar.

2) Peran informasional, yaitu peranan seorang manajer dalam pemberian, penerimaan dan penganalisaan informasi, menyangkut pengawas, penyebar informasi dan juru bicara.

a. Memantau (Monitor)

Manajer selalu aktif mencari informasi yang dapat bermanfaat untuk organisasi, contoh membaca terbitan-terbitan periodik dan laporan-laporan, memelihara kontak pribadi.

b. Penyebar (Disseminator)

Manajer mendistribusikan informasi yang diperolehnya kepada pihak lain, khususnya kepada bawahannya agar bawahan mampu mengerjakan tugasnya dengan baik, contoh : Mengadakan pertemuan-pertemuan untuk maksud informasi; menelpon untuk meneruskan informasi.

c. Jurubicara (Spokesman)

Manajer sebagai wakil organisasi dalam menyampaikan informasi ke pihak luar, contoh : menyelenggarakan rapat dewan, memberikan informasi ke media.

3). Peran pengambil keputusan, yaitu peranan seorang manajer dalam memanfaatkan informasi untuk membuat keputusan dalam memecahkan masalah atau melihat kesempatan yang ada.

a. Kewirausahaan (Entrepreunership)

Manajer mengambil keputusan-keputusan penting seperti peluncuran produk baru, penggabungan usaha dll, contoh : rapat strategis dan tinjauan ulang yang melibatkan prakarsa atau rancangan proyek perbaikan.

b. Pengendali gangguan (Disturbance Handler)

Manajer diharapkan bisa menyelesaikan gangguan-gangguan yang mungkin muncul, contoh : mengorganisasikan strategi dan sesi kaji-ulang yang melibatkan gangguan dan kritis.

c. Pengalokasi sumberdaya (Resource Allocator)

Manajer harus mengalokasikan sumberdaya yang terbatas agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien, contoh : penjadwalan, permintaan otoritas, menyelenggarakan kegiatan apapun yang melibatkan anggaran dan program kerja bawahan.

d. Perunding (Negotiator)

Manajer melakukan negosiasi dengan pihak-pihak yang berkaitan, contoh : berperan serta dalam perundingan kontrak serikat pekerja.

Keterampilan Manajerial

Keterampilan atau skill merupakan kemampuan untuk menterjemahkan pengetahuan ke dalam praktek sehingga tercapai hasil kerja yang diinginkan. Berbagai fungsi dan kegiatan manajerial yang diperlukan dalam mengelola organisasi membutuhkan banyak keterampilan. Keterampilan yang paling penting adalah keterampilan yang memungkinkan manajer bisa membantu orang lain menjadi lebih produktif di tempat kerja. Robert L. Katz menggolongkan keterampilan manajer menjadi tiga kategori sebagai berikut :

1). Keterampilan Kemanusiaan (Human Skill)

Keterampilan kemanusiaan atau yang lebih terkenal dengan keterampilan berkomunikasi antar manusia (interpersonal skills) adalah keterampilan yang seringkali diabaikan oleh para manajer, terutama bagi para manajer yang baru naik jenjangnya dalam organisasi. Keterampilan kemanusiaan ini sangat diperlukan untuk menjaga hubungan baik dengan atasan langsung maupun dengan bawahan. Dengan komunikasi yang persuasive akan membuat bawahan merasa dihargai dan mereka akan bekerja lebih baik dan bersikap lebih terbuka kepada atasannya. Keterampilan berkomunikasi ini diperlukan baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.

2). Keterampilan Teknis (Technical Skills)

Keterampilan ini merupakan bekal bagi para manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu misalnya memperbaiki mesin, membuat kursi, membuat jadwal kerja dan keterampilan teknis lainnya.

3). Keterampilan Konseptual (Conceptual Skill)

Kemampuan untuk merinci permasalahan menjadi beberapa bagian yang lebih spesifik sehingga dapat dilihat kaitan antara masing-masing bagian tersebut, serta mengetahui dampak dari setiap permasalahan bagi orang lain.

Sebagai tambahan, keterampilan yang harus pula dimiliki oleh para manajer adalah sebagai berikut :

4) Keterampilan Motivasi (Motivation Skill)

Kemampuan untuk memberikan dorongan kepada orang lain, agar mereka dapat melakukan sesuatu sesuai dengan yang diperintahkan tanpa mereka rasakan secara langsung, karena telah diberikan suatu motivasi atau dorongan berupa rangsangan-rangsangan untuk menggairahkan dan menyemangati melakukan pekerjaan.

5.      Keterampilan Teknologi Informasi

Keterampilan yang dalam hal ini penguasaan mengolah informasi melalui teknologi seperti keterampilan mengoperasikan komputer.

Kecakapan manajerial adalah suatu keterampilan atau karakteristik personal yang membantu tercapainya kinerja yang tinggi dalam tugas manajemen. Beberapa kompetensi personal yang diperlukan bagi keberhasilan manajerial sebagai berikut :

1.      Leadership, kemampuan dalam mempengaruhi orang lain agar melaksanakan suatu tugas.

2.      Self objectivity, kemampuan untuk menilai diri sendiri secara realistis.

3.      Analiytic thinking, kemampuan untuk menginterpretasikan dan menyampaikan segala macam bentuk informasi.

4.      Behavioral flexibility, menyesuaikan perilaku dalam mencapai tujuan.

5.      Oral Communication, kemampuan mengemukakan pendapat secara jelas dalam berbicara.

6.      Written Communication, kemampuan mengungkapkan pendapat dengan baik secara tertulis.

7.      Personal Impact, menumbuhkan kesan baik dan kepercayaan bagi orang.

8.      Resistances to stress, kemampuan untuk dapat bekerja dalam keadaan tertekan.

9.      Tolerance for uncertainty, kemampuan untuk bekerja dalam situasi yang tidak menentu.

Kepemimpinan

Soekarno, salah satu pemimipin yang berpengaruh di Indonesia.

Kepemimpinan adalah proses memengaruhi atau memberi contoh oleh pemimpin kepada pengikutnya dalam upaya mencapai tujuan organisasi. Cara alamiah mempelajari kepemimpinan adalah "melakukannya dalam kerja" dengan praktik seperti pemagangan pada seorang seniman ahli, pengrajin, atau praktisi. Dalam hubungan ini sang ahli diharapkan sebagai bagian dari peranya memberikan pengajaran/instruksi.
Kebanyakan orang masih cenderung mengatakan bahwa pemimipin yang efektif mempunyai sifat atau ciri-ciri tertentu yang sangat penting misalnya, kharisma, pandangan ke depan, daya persuasi, dan intensitas. Dan memang, apabila kita berpikir tentang pemimpin yang heroik seperti Napoleon, Washington, Lincoln, Churcill, Sukarno, Jenderal Sudirman, dan sebagainya kita harus mengakui bahwa sifat-sifat seperti itu melekat pada diri mereka dan telah mereka manfaatkan untuk mencapai tujuan yang mereka inginkan.

Kepemimpinan Yang Efektif

Barangkali pandangan pesimistis tentang keahlian-keahlian kepemimpinan ini telah menyebabkan munculnya ratusan buku yang membahas kepemimpinan. Terdapat nasihat tentang siapa yang harus ditiru (Attila the Hun), apa yang harus diraih (kedamaian jiwa), apa yang harus dipelajari (kegagalan), apa yang harus diperjuangkan (karisma), perlu tidaknya pendelegasian (kadang-kadang), perlu tidaknya berkolaborasi (mungkin), pemimpin-pemimpin rahasia Amerika (wanita), kualitas-kualitas pribadi dari kepemimpinan (integritas), bagaimana meraih kredibilitas (bisa dipercaya), bagaimana menjadi pemimipin yang otentik (temukan pemimpin dalam diri anda), dan sembilan hukum alam kepemimpinan (jangan tanya). Terdapat lebih dari 3000 buku yang judulnya mengandung kata pemimipin (leader).Bagaimana menjadi pemimpin yang efektif tidak perlu diulas oleh sebuah buku.^]Guru manajeman terkenal, Peter Drucker, menjawabnya hanya dengan beberapa kalimat: "pondasi dari kepemimpinan yang efektif adalah berpikir berdasar misi organisasi, mendefinisikannya dan menegakkannya, secara jelas dan nyata.

Kepemimpinan Karismatik

Max Weber, seorang sosiolog, adalah ilmuan pertama yang membahas kepemimpinan karismatik. Lebih dari seabad yang lalu, ia mendefinisikan karisma (yang berasal dari bahasa Yunani yang berarti "anugerah") sebagai "suatu sifat tertentu dari seseorang, yang membedakan mereka dari orang kebanyakan dan biasanya dipandang sebagai kemampuan atau kualitas supernatural, manusia super, atau paling tidak daya-daya istimewa. Kemampuan-kemampuan ini tidak dimiliki oleh orang biasa, tetapi dianggap sebagai kekuatan yang bersumber dari yang Ilahi, dan berdasarkan hal ini seseorang kemudian dianggap sebagai seorang pemimpin.

Kepeimimpinan Transformasional

Kepemiminan merupakan proses dimana seorang individu mempengaruhi sekelompok individu untuk mencapai suatu tujuan. Untuk menjadi seorang pemimpin yang efektif, seorang kepala sekolah harus dapat mempengaruhi seluruh warga sekolah yang dipimpinnya melalui cara-cara yang positif untuk mencapai tujuan pendidikan di sekolah. Secara sederhana kepemimpinan transformasional dapat diartikan sebagai proses untuk mengubah dan mentransformasikan individu agar mau berubah dan meningkatkan dirinya, yang didalamnya melibatkan motif dan pemenuhan kebutuhan serta penghargaan terhadap para bawahan.
Terdapat empat faktor untuk menuju kepemimpinan tranformasional, yang dikenal sebutan 4 I, yaitu : idealized influence, inspirational motivation, intellectual stimulation, dan individual consideration.
Idealized influence: kepala sekolah merupakan sosok ideal yang dapat dijadikan sebagai panutan bagi guru dan karyawannya, dipercaya, dihormati dan mampu mengambil keputusan yang terbaik untuk kepentingan sekolah.
Inspirational motivation: kepala sekolah dapat memotivasi seluruh guru dan karyawannnya untuk memiliki komitmen terhadap visi organisasi dan mendukung semangat team dalam mencapai tujuan-tujuan pendidikan di sekolah.
Intellectual Stimulation: kepala sekolah dapat menumbuhkan kreativitas dan inovasi di kalangan guru dan stafnya dengan mengembangkan pemikiran kritis dan pemecahan masalah untuk menjadikan sekolah ke arah yang lebih baik.
Individual consideration: kepala sekolah dapat bertindak sebagai pelatih dan penasihat bagi guru dan stafnya.
Berdasarkan hasil kajian literatur yang dilakukan, Northouse (2001) menyimpulkan bahwa seseorang yang dapat menampilkan kepemimpinan transformasional ternyata dapat lebih menunjukkan sebagai seorang pemimpin yang efektif dengan hasil kerja yang lebih baik. Oleh karena itu, merupakan hal yang amat menguntungkan jika para kepala sekolah dapat menerapkan kepemimpinan transformasional di sekolahnya.
Karena kepemimpinan transformasional merupakan sebuah rentang yang luas tentang aspek-aspek kepemimpinan, maka untuk bisa menjadi seorang pemimpin transformasional yang efektif membutuhkan suatu proses dan memerlukan usaha sadar dan sunggug-sungguh dari yang bersangkutan. Northouse (2001) memberikan beberapa tips untuk menerapkan kepemimpinan transformasional, yakni sebagai berikut:
Berdayakan seluruh bawahan untuk melakukan hal yang terbaik untuk organisasi
Berusaha menjadi pemimpin yang bisa diteladani yang didasari nilai yang tinggi
Dengarkan semua pemikiran bawahan untuk mengembangkan semangat kerja sama
Ciptakan visi yang dapat diyakini oleh semua orang dalam organisasi
Bertindak sebagai agen perubahan dalam organisasi dengan memberikan contoh bagaimana menggagas dan melaksanakan suatu perubahan
Menolong organisasi dengan cara menolong orang lain untuk berkontribusi terhadap organisasi
Model kepemimpinan transformasional merupakan model yang relatif baru dalam studi-studi kepemimpinan. Burns (1978) merupakan salah satu penggagas yang secara eksplisit mendefinisikan kepemimpinan transformasional. Menurutnya, untuk memperoleh pemahaman yang lebih baik tentang model kepemimpinan transformasional, model ini perlu dipertentangkan dengan model kepemimpinan transaksional. Kepemimpinan transaksional didasarkan pada otoritas birokrasi dan legitimasi di dalam organisasi. Pemimpin transaksional pada hakekatnya menekankan bahwa seorang pemimpin perlu menentukan apa yang perlu dilakukan para bawahannya untuk mencapai tujuan organisasi. Disamping itu, pemimpin transaksional cenderung memfokuskan diri pada penyelesaian tugas-tugas organisasi. Untuk memotivasi agar bawahan melakukan tanggungjawab mereka, para pemimpin transaksional sangat mengandalkan pada sistem pemberian penghargaan dan hukuman kepada bawahannya. Sebaliknya, Burns menyatakan bahwa model kepemimpinan transformasional pada hakekatnya menekankan seorang pemimpin perlu memotivasi para bawahannya untuk melakukan tanggungjawab mereka lebih dari yang mereka harapkan.
Pemimpin transformasional harus mampu mendefinisikan, mengkomunikasikan dan mengartikulasikan visi organisasi, dan bawahan harus menerima dan mengakui kredibilitas pemimpinnya.Hater dan Bass (1988) menyatakan bahwa “the dynamic of transformational leadership involve strong personal identification with the leader, joining in a shared vision of the future, or goingbeyond the self-interest exchange of rewards for compliance”. Dengan demikian, pemimpin transformasional merupakan pemimpin yang karismatik dan mempunyai peran sentral dan strategis dalam membawa organisasi mencapai tujuannya. Pemimpin transformasional juga harusmempunyai kemampuan untuk menyamakan visi masa depan dengan bawahannya, serta mempertinggi kebutuhan bawahan pada tingkat yang lebih tinggi dari pada apa yang mereka butuhkan. Menurut Yammarino dan Bass (1990), pemimpin transformasional harus mampu membujuk para bawahannya melakukan tugas-tugas mereka melebihi kepentingan mereka sendiri demi kepentingan organisasi yang lebih besar. Yammarino dan Bass (1990) juga menyatakan bahwa pemimpin transformasional mengartikulasikan visi masa depan organisasi yang realistik, menstimulasi bawahan dengan cara yang intelektual, dan menaruh parhatian pada perbedaan-perbedaan yang dimiliki oleh bawahannya. Dengan demikian, seperti yang diungkapkan oleh Tichy and Devanna (1990), keberadaan para pemimpin transformasional mempunyai efek transformasi baik pada tingkat organisasi maupun pada tingkat individu. Dalam buku mereka yang berjudul “Improving Organizational Effectiveness through Transformational Leadership”, Bass dan Avolio (1994) mengemukakan bahwa kepemimpinan transformasional mempunyai empat dimensi yang disebutnya sebagai “the Four I’s”.
Dimensi yang pertama disebutnya sebagai idealized influence (pengaruh ideal). Dimensi yang pertama ini digambarkan sebagai perilaku pemimpin yang membuat para pengikutnya mengagumi, menghormati dan sekaligus mempercayainya. Dimensi yang kedua disebut sebagai inspirational motivation (motivasi inspirasi). Dalam dimensi ini, pemimpin transformasional digambarkan sebagai pemimpin yang mampu mengartikulasikan pengharapan yang jelas terhadap prestasi bawahan, mendemonstrasikan komitmennya terhadap seluruh tujuan organisasi, dan mampu menggugah spirit tim dalam organisasi melalui penumbuhan entusiasme dan optimisme. Dimensi yang ketiga disebut sebagai intellectual stimulation (stimulasi intelektual). Pemimpin transformasional harus mampu menumbuhkan ide-ide baru, memberikan solusi yang kreatif terhadap permasalahan-permasalahan yang dihadapi bawahan, dan memberikan motivasi kepada bawahan untuk mencari pendekatan-pendekatan yang baru dalam melaksanakan tugas-tugas organisasi. Dimensi yang terakhir disebut sebagai individualized consideration (konsiderasi individu). Dalam dimensi ini, pemimpin transformasional digambarkan sebagai seorang pemimpin yang mau mendengarkan dengan penuh perhatian masukan-masukan bawahan dan secara khusus mau memperhatikan kebutuhan-kebutuhan bawahan akan pengembangan karir. Walaupun penelitian mengenai model transformasional ini termasuk relatif baru, beberapa hasil penelitian mendukung validitas keempat dimensi yang dipaparkan oleh Bass dan Avilio di atas. Banyak peneliti dan praktisi manajemen yang sepakat bahwa model kepemimpinan transformasional merupakan konsep kepemimpinan yang terbaik dalam menguraikan karakteristik pemimpin (Sarros dan Butchatsky 1996).
Konsep kepemimpinan transformasional ini mengintegrasikan ide-ide yang dikembangkan dalam pendekatan-pendekatan watak (trait), gaya (style) dan kontingensi, dan juga konsep kepemimpinan transformasional menggabungkan dan menyempurnakan konsep-konsep terdahulu yang dikembangkan oleh ahli-ahli sosiologi (seperti misalnya Weber 1947) dan ahli-ahli politik (seperti misalnya Burns 1978). Beberapa ahli manajemen menjelaskan konsep-konsep kepimimpinan yang mirip dengan kepemimpinan transformasional sebagai kepemimpinan yang karismatik, inspirasional dan yang mempunyai visi (visionary). Meskipun terminologi yang digunakan berbeda, namun fenomenafenomana kepemimpinan yang digambarkan dalam konsep-konsep tersebut lebih banyak persamaannya daripada perbedaannya. Bryman (1992) menyebut kepemimpinan transformasional sebagai kepemimpinan baru (the new leadership), sedangkan Sarros dan Butchatsky (1996) menyebutnya sebagai pemimpin penerobos (breakthrough leadership). Disebut sebagai penerobos karena pemimpim semacam ini mempunyai kemampuan untuk membawa perubahan-perubahan yang sangat besar terhadap individu-individu maupun organisasi dengan jalan: memperbaiki kembali (reinvent) karakter diri individu-individu dalam organisasi ataupun perbaikan organisasi, memulai proses penciptaan inovasi, meninjau kembali struktur, proses dan nilai-nilai organisasi agar lebih baik dan lebih relevan, dengan cara-cara yang menarik dan menantang bagi semua pihak yang terlibat, dan mencoba untuk merealisasikan tujuan-tujuan organisasi yang selama ini dianggap tidak mungkin dilaksanakan. Pemimpin penerobos memahami pentingnya perubahan-perubahan yang mendasar dan besar dalam kehidupan dan pekerjaan mereka dalam mencapai hasil-hasil yang diinginkannya. Pemimpin penerobos mempunyai pemikiran yang metanoiac, dan dengan bekal pemikiran ini sang pemimpin mampu menciptakan pergesaran paradigma untuk mengembangkan praktekpraktekorganisasi yang sekarang dengan yang lebih baru dan lebih relevan. Metanoia berasaldari kata Yunani meta yang berarti perubahan, dan nous/noos yang berarti pikiran. Dengan perkembangan globalisasi ekonomi yang makin nyata, kondisi di berbagai pasar dunia makin ditandai dengan kompetisi yang sangat tinggi (hyper-competition). Tiap keunggulan daya saing perusahaan yang terlibat dalam permainan global (global game) menjadi bersifat sementara (transitory). Oleh karena itu, perusahaan sebagai pemain dalam permainan global harus terus menerus mentransformasi seluruh aspek manajemen internal perusahaan agar selalu relevan dengan kondisi persaingan baru. Pemimpin transformasional dianggap sebagai model pemimpin yang tepat dan yang mampu untuk terus-menerus meningkatkan efisiensi, produktifitas, dan inovasi usaha guna meningkatkan daya saing dalam dunia yang lebih bersaing.

Surat Resmi

Pengertian Surat Resmi

Surat Resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi. Dalam penulisan surat resmi yang baik dan benar terdapat ketentuan tertentu yang perlu diperhatikan. 

Ciri-ciri Surat Resmi

• Menggunakan kop atau kepala surat, apa bila surat tersebut dikeluarkan oleh organisasi tertentu
• Terdapat Nomor surat,lampiran dan perihal
• Menggunakan salam pembuka dan salam penutup yang lazim digunakan
• Menggunakan bahasa resmi yang sesuai dengan EYD atau aturan bahasa yang baik
• Menyertakan stempel atau cap dari lembaga resmi

Untuk mempermudah dalam membuat surat resmi yang baik dan benar, terdapat susunan atau urutan  format kerangka surat resmi yang terdiri dari beberapa bagian yaitu:

Bagian-Bagian Surat Resmi

1. Kop / Kepala Surat
2. Tanggal 
3. Nomor Surat
4. Lampiran 
5. Hal
6. Alamat Tujuan
7. Salam Pembuka
8. Isi Surat
9. Salam Penutup
10. Pengirim
11. Tembusan
12. Inisial

Kop / Kepala Surat

Dalam penulisan surat resmi  menggunakan kop / kepala surat apabila surat tersebut dikelurakan oleh instansi atau organisasi tertentu. Kop / kepala surat umumnya mencantumkan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, fax, alamat email dan alamat situs website. Selain itu juga menggunakan logo atau lambang instansi terkait diletakkan di sebelah kiri kop surat.

Tanggal Surat
Dalam penulisan tanggal dalam surat resmi yang baik dan benar, lihat contoh format tanggal dibawah ini. Penulisan tanggal yang benar yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan angka dan diawali dengan huruf kapital, sedangkan penulisan tahun penulisannya sema dengan tanggal yaitu dengan menggunakan angka. Sebelum penulisan tanggal nama kota tidak boleh dicantumkan karena nama kota sudah ada di bagian kepala surat dan alamat tujuan.

Contoh penulisan tanggal yang benar : 13 Juli 2012
Contoh penulisan tanggal yang salah  :
Kuala Tungkal, 13 Juli 2012
Kuala Tungkal, 13-7 2012
Kuala Tungkal : 13 Juli 2012
13-Juli-2012
13 Juli 12

Nomor Surat

Dalam penulisan surat resmi, Nomor surat merupakan salah satu bagian dalam membuat surat resmi. Nomor surat resmi umumnya ditulis dengan kombinasi angka dan huruf. huruf menandakan instansi yang membuat surat resmi tersebut sedangkan angka digunakan untuk menentukan periode atau waktu surat tersebut diterbitkan.

Contoh Penulisan Nomor Surat Resmi yang benar :

Nomor: 113/U/OSIS/2012
No: 113 / U /OSIS / 2012
Nomor: 113.U.OSIS.2012

Alamat Tujuan

Dalam penulisan alamat tujuan surat, sebaiknya gunakan nama orang disertai jabatannya, atau gunakan jabatannya saja jangan menggunakan instansinya.  

Contoh:

Yth. Bapak Muhammad Iqbal

Bendaharawan Gaji

Kantor  Penanggulangan Kebakaran

Tanjung Jabung Barat
Kuala Tungkal 

contoh surat resmi

SANGGA KERJA OLIMPIADE GALANG TANGGUH

SMA THERESIANA WELERI

St. PETRUS - St. THERESIA

GUDEP 04.99-04.100

TAHUN 2011

 

Nomor    : 001/428/OSIS//2011                                              Weleri, 20 Agustus 2011

Lampiran: 1 Bendel

Hal          : Permohonan Pengiriman Peserta

Kepada,

Yth. Kepala SMP/ MTs ………………………………

di. TEMPAT.

Salam Pramuka ……!!!

Diberitahukan dengan hormat, sehubungan dengan Hari Santa Theresia Yayasan Bernadus SMA Thersiana Weleri, Hari Sumpah Pemuda serta menggiatkan kegiatan Pramuka tingkat penggalang maka kami selaku Dewan Ambalan St. Petrus dan St. Theresia pangkalan SMA THERESIANA Weleri akan mengadakan lomba OLIMPIADE GALANG TANGGUH yang akan dilaksanakan pada :

                        Hari                 : Minggu, 23 Oktober 2011

                        Tempat            : SMA THERESIANA WELERI

                        Waktu             : 07.00 – selesai

                        Keterangan      : Juklak terlampir

Sehubungan dengan hal tersebut, kami bermaksud untuk mengundang pangkalan SMP/MTs yang bapak/ibu pimpin untuk mengikuti kegiatan di atas.

Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Salam Pramuka ……!!!

Ketua JULIA NURHAYATI	Panitia Dewan Ambalan	Sekretaris CAECILIA DESY
Pradana Pa. St. PETRUS ANTON WIBOWO		Pradana Pi. St. THERESIA TYA MEGANINGTYAS
Ka. Gudep DYAH ARIJANI,S.Pd	Mengetahui	Pembina PUJI HARTATIK,S.Kom
	Kepala Sekolah Ka. Mabigus Drs. FX. SUHARDI