Surat Resmi

Pengertian Surat Resmi

Surat Resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi. Dalam penulisan surat resmi yang baik dan benar terdapat ketentuan tertentu yang perlu diperhatikan. 

Ciri-ciri Surat Resmi

• Menggunakan kop atau kepala surat, apa bila surat tersebut dikeluarkan oleh organisasi tertentu
• Terdapat Nomor surat,lampiran dan perihal
• Menggunakan salam pembuka dan salam penutup yang lazim digunakan
• Menggunakan bahasa resmi yang sesuai dengan EYD atau aturan bahasa yang baik
• Menyertakan stempel atau cap dari lembaga resmi

Untuk mempermudah dalam membuat surat resmi yang baik dan benar, terdapat susunan atau urutan  format kerangka surat resmi yang terdiri dari beberapa bagian yaitu:

Bagian-Bagian Surat Resmi

1. Kop / Kepala Surat
2. Tanggal 
3. Nomor Surat
4. Lampiran 
5. Hal
6. Alamat Tujuan
7. Salam Pembuka
8. Isi Surat
9. Salam Penutup
10. Pengirim
11. Tembusan
12. Inisial

Kop / Kepala Surat

Dalam penulisan surat resmi  menggunakan kop / kepala surat apabila surat tersebut dikelurakan oleh instansi atau organisasi tertentu. Kop / kepala surat umumnya mencantumkan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, fax, alamat email dan alamat situs website. Selain itu juga menggunakan logo atau lambang instansi terkait diletakkan di sebelah kiri kop surat.

Tanggal Surat
Dalam penulisan tanggal dalam surat resmi yang baik dan benar, lihat contoh format tanggal dibawah ini. Penulisan tanggal yang benar yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan angka dan diawali dengan huruf kapital, sedangkan penulisan tahun penulisannya sema dengan tanggal yaitu dengan menggunakan angka. Sebelum penulisan tanggal nama kota tidak boleh dicantumkan karena nama kota sudah ada di bagian kepala surat dan alamat tujuan.

Contoh penulisan tanggal yang benar : 13 Juli 2012
Contoh penulisan tanggal yang salah  :
Kuala Tungkal, 13 Juli 2012
Kuala Tungkal, 13-7 2012
Kuala Tungkal : 13 Juli 2012
13-Juli-2012
13 Juli 12

Nomor Surat

Dalam penulisan surat resmi, Nomor surat merupakan salah satu bagian dalam membuat surat resmi. Nomor surat resmi umumnya ditulis dengan kombinasi angka dan huruf. huruf menandakan instansi yang membuat surat resmi tersebut sedangkan angka digunakan untuk menentukan periode atau waktu surat tersebut diterbitkan.

Contoh Penulisan Nomor Surat Resmi yang benar :

Nomor: 113/U/OSIS/2012
No: 113 / U /OSIS / 2012
Nomor: 113.U.OSIS.2012

Alamat Tujuan

Dalam penulisan alamat tujuan surat, sebaiknya gunakan nama orang disertai jabatannya, atau gunakan jabatannya saja jangan menggunakan instansinya.  

Contoh:

Yth. Bapak Muhammad Iqbal

Bendaharawan Gaji

Kantor  Penanggulangan Kebakaran

Tanjung Jabung Barat
Kuala Tungkal 

contoh surat resmi

SANGGA KERJA OLIMPIADE GALANG TANGGUH

SMA THERESIANA WELERI

St. PETRUS - St. THERESIA

GUDEP 04.99-04.100

TAHUN 2011

 

Nomor    : 001/428/OSIS//2011                                              Weleri, 20 Agustus 2011

Lampiran: 1 Bendel

Hal          : Permohonan Pengiriman Peserta

Kepada,

Yth. Kepala SMP/ MTs ………………………………

di. TEMPAT.

Salam Pramuka ……!!!

Diberitahukan dengan hormat, sehubungan dengan Hari Santa Theresia Yayasan Bernadus SMA Thersiana Weleri, Hari Sumpah Pemuda serta menggiatkan kegiatan Pramuka tingkat penggalang maka kami selaku Dewan Ambalan St. Petrus dan St. Theresia pangkalan SMA THERESIANA Weleri akan mengadakan lomba OLIMPIADE GALANG TANGGUH yang akan dilaksanakan pada :

                        Hari                 : Minggu, 23 Oktober 2011

                        Tempat            : SMA THERESIANA WELERI

                        Waktu             : 07.00 – selesai

                        Keterangan      : Juklak terlampir

Sehubungan dengan hal tersebut, kami bermaksud untuk mengundang pangkalan SMP/MTs yang bapak/ibu pimpin untuk mengikuti kegiatan di atas.

Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Salam Pramuka ……!!!

Ketua JULIA NURHAYATI	Panitia Dewan Ambalan	Sekretaris CAECILIA DESY
Pradana Pa. St. PETRUS ANTON WIBOWO		Pradana Pi. St. THERESIA TYA MEGANINGTYAS
Ka. Gudep DYAH ARIJANI,S.Pd	Mengetahui	Pembina PUJI HARTATIK,S.Kom
	Kepala Sekolah Ka. Mabigus Drs. FX. SUHARDI