1. Pengertian Organisasi
Apakah arti organisasi? organisasi dapat
diartikan sebagai kumpulan beberapa orang yang bekerja bersama-sama untuk
mencapai tujuan tertentu. Organisasi dalam bentuk apapun akan selalu ditemui
dalam kehidupan sehari-hari. Organisasi merupakan unsur yang dibutuhkan dalam
kehidupan bermasyarakat dengan beberapa alasan, seperti organisasi digunakan
untuk mendapatkan sesuatu yang tidak mungkin dapat kita lakukan sendirian,
dengan bekerja sama individu-individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang
apabila dikerjkan seorang diri tidak akan tercapai, organisasi dapat
menyediakan pengetahuan yang berkesinambungan serta dapat menjadi sumber karier
yang penting.
Selayaknya sebuah organisasi seharusnya menghasilkan sesuatu
yang bermanfaat bagi anggota organisasi maupun masyarakat sehingga organisasi
mampu mempertahankan kelangsungan hidup mereka. Secara umum organisasi
dibedakan atas dua bentuk, pertama organisasi dengan orientasi laba seperti
perusahaan yang menyediakan produk barang atau jasa (baik perusahaan besar
maupun kecil) kemudian organisasi nirlaba atau yang tidak berorientasi laba
seperti yayasan, musium, rumah sakit milik pemerintah, sekolah, perkumpulan
sosial dan lain-lain.
Apapun bentuk organisasi itu diperlukan usaha-usaha untuk
mengelola kegiatan dan orang-orang maupun unsur lainnya yang ada didalam
organisasi agar tercapai tujuan dengan lebih baik.
2. Pengertian Manajemen
Semua bentuk organisasi dimana orang-orang
bekerja bersama mencapai tujuan yang telah ditetapkan, membutuhkan manajemen.
Manajemen diperlukan organisasi agar usaha pencapaian tujuan menjadi lebih
mudah.
Secara spesifik ada tiga alasan utama
dibutuhkannya manajemen dalam organisasi, yaitu:
1. Mencapai tujuan,
manajemen mempermudah pencapaian tujuan organisasi dan pribadi.
2. Menjaga
keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan, manajemen
menyeimbangkan tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan di
antara pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi (stakeholders) seperti
pemilik, karyawan, konsumen, pemasok dan lain-lain.
3. Mencapai efisiensi
dan efektifitas, efisiensi dan efektifitas merupakan ukuran prestasi
organisasi.
Menurut Peter Drucker efisiensi adalah
melakukan pekerjaan dengan benar (doing thing right) dan
efektifitas adalah melakukan pekerjaan yang benar (doing the right thing).
Efisiensi merupakan
kemampuan untuk melakukan pekerjaan dengan benar, berkaitan dengan biaya-biaya
yang ditimbulkan dalam melakukan aktivitas. Mengukur biaya dari sumber daya
yang diperlukan dalam rangka mencapai suatu tujuan. Sedangkan efektivitas
merupakan kemampuan memilih alat yang tepat untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan, berkaitan dengan melakukan pekerjaan yang seharusnya dilakukan dan
merupakan ukuran tentang pencapaian suatu tugas atau tujuan. Sejauh mana tugas
atau tujuan telah dicapai.
Yang dimaksud dengan Efisiensi adalah menyelesaikan
pekerjaan dengan usaha, biaya, atau pemborosan yang minimum. Jadi efisiensi
adalah kemampuan untuk melakukan pekerjaan dengan benar. Sedangkan Efektivitas
adalah penyelesaian tugas-tugas yang membantu pencapaian sasaran organisasi
atau bisa juga dikatakan efektivitas adalah kemampuan untuk memilih
tujuan yang tepat/melakukan pekerjaan yang benar.
Sebagai ilustrasi kita ambil contoh misalnya belakangan ini banyak
manajer gagal memantau salah satu hasil usaha yang sangat penting, yaitu efisiensi.
Sebagai contoh Kantor Pos Pusat di Jakarta untuk mencari paket kiriman yang
hilang dari Jakarta ke Surabaya
melakukan 5 panggilan telpon dari divisi yang terpisah ke kantor pos Surabaya. Hal ini jelas
kurang efisien. Jalan keluar yang terbaik adalah divisi pengiriman paket
menelpon langsung siapa kurir yang bertugas mengirimkan paket tersebut ke Surabaya. Akan tetapi efisiensi
saja tidaklah cukup untuk memastikan keberhasilan. Oleh karena itu, selain
peduli dengan efisiensi, para manajer juga harus berusaha untuk mencapai
hasil yang efektif. Selama bertahun-tahun perusahaan Chrysler Motor
mengalami penurunan penjualan, pangsa pasar dan keuntungannya, walaupun
mobil-mobil yang dibuatnya sudah sangat efisien. Kemudian perusahaan
tersebut melakukan inovasi baru dengan memproduksi mobil rancangan pemenang
lomba yang telah dirancang ulang, sehingga menarik minat pembeli. Setelah itu Chrysler
Motor mulai memperoleh kembali pangsa pasar dan keuntungannya. Ini menunjukkan
bahwa Chrysler Motor berusaha untuk efektivitas, yaitu menyelesaikan
tugas-tugas yang dapat menolong pencapaian sasaran organisasi.
Kerja merupakan kegiatan yang menghasilkan nilai bagi orang
lain maupun diri sendiri. Bekerja dengan baik sehingga mampu memberikan
kesejahteraan bagi masyarakat dan diri sendiri mengarahkan organisasi terhadap
kebutuhan manajemen.
Apakah Manajemen itu ?
Begitu luasnya pengertian manajemen sehingga tidak ada
definisi yang secara konsisten digunakan oleh semua orang. Dalam hal ini dua
definisi manajemen dikemukan sebagi berikut :
1. Mary Parker Follet, manajemen
merupakan seni (art) dalam meyelesaikan pekerjaan melalui orang lain.
2. James AF Stoner, manajemen adalah
proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha
anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya
agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
3. Luther Gullick, manajemen suatu
ilmu (science).
4. James H. Donnelly
Jr.; James L. Gibson; dan Jhon M. Ivancevich, manajemen adalah proses dari
seseorang atau beberapa individu untuk mengkoordinasi kegiatan-kegiatan dari
orang lain untuk memperoleh hasil yang tidak dapat dilakukan seorang individu
saja.
5. Karthryn M. Bartol
dan David C. Marten, manajemen adalah proses untuk mencapai tujuan-tujuan
organisasi dengan melakukan kegiatan-kegiatan dari empat fungsi utama yaitu
merencanakan (planning), mengorganisasi (organizing), memimpin (leading),
dan mengendalikan (controlling).
6. Chuck Williams
(2001), manajemen adalah menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Jadi
seorang manajer bukanlah mengerjakan semua pekerjaan sendiri. Dia bekerja
melalui orang-orang yang memiliki kemampuan-kemampuan teknis di lapangan, tanpa
mengerjakan teknisnya (walaupun bukan berarti seorang manajer tidak memiliki
kemampuan teknis).
7. Murti Sumarni-John
Soeprihanto (1995), manajemen merupakan suatu proses yang terdiri atas
kegiatan-kegiatan mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan,
pengkoordinasian, dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta
mencapai sasaran-sasaran melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber
daya yang lain. Pemanfaatan sumber daya-sumber daya lain dalam perusahaan
meliputi sumber daya bahan baku
produksi, sumber keuangan, mesin-mesin, dan cara yang digunakan dalam
pemanfaatan yang efisien dan efektif.
Berdasarkan uraian
tersebut manajemen dapat diartikan sebagai bekerja dengan orang-orang dengan
memanfaatkan sumber daya-sumber daya organisasi untuk menentukan,
menginterpretasikan dan mencapai tujuan-tujuan melalui pelaksanaan atau proses
fungsi-fungsi POLC (Planning, OrganizingLeading, Controlling).
Apakah Manajer itu ?
Manajer adalah orang yang bertanggung jawab atas hasil kerja
orang-orang yang ada di dalam organisasi. Manajer sebagai perencana,
pengorganisasi, pemimpin dan pengendali pelaksanaan aktivitas sehari-hari
organisasi.
Stoner menyatakan bahwa manajer adalah :
1. Manajer bekerja
dengan dan melalui orang lain.
2. Manajer bertanggungjawab
dan mempertanggungjawabkan.
3. Manajer
menyelaraskan tujuan yang saling bertentangan dan menentukan prioritas.
4. Manajer harus
berpikir secara analitis dan konseptual.
5. Manajer adalah
mediator.
6. Manajer adalah
politikus.
7. Manajer adalah
diplomat.
8. Manajer adalah
symbol.
9. Manajer harus mampu
mengambil keputusan yang sulit.
“Seorang manajer yang efektif adalah seorang manajer yang
mampu membuat suatu pekerjaan terselesaikan dan menjaga tingkat kepuasan yang
tinggi di tempat kerja.”
Pengamatan menunjukkan
bahwa manajer yang melaksanakan fungsi manajemen dengan baik adalah seorang
manajer yang lebih berhasil. Makin banyak waktu yang digunakan oleh seorang
manajer untuk merencana, semakin besar keuntungan yang diperoleh perusahaan
mereka, karena fungsi perencanaan memegang peranan penting dalam keseluruhan
fungsi manajemen.
Tingkatan dan
Tipe-tipe Manajer
Jenis manajer dalam organisasi dapat
diklasifikasikan berdasarkan dua bentuk, yang pertama Manajer berdasarkan
tingkatan manajemen dalam organisasi dan kedua berdasarkan lingkup kegiatan
organisasi yang berada di bawah tanggungjawabnya. Berdasarkan tingkatan
manajemen organisasi, manajer terdiri dari manajer puncak (top manager),
manajer menengah (middle manager), manajer bawah (lower manager
atau first-line manager), dan pemimpin kelompok (group leader).
Top manager efektif adalah seorang
pemikir strategis yang berorientasi ke depan yang membuat banyak keputusan
dalam kondisi yang tidak pasti dan penuh persaingan. Manajer puncak ( chief
executive officer, chief operational officer, direktur utama, presiden
direktur, vice-president, president) terdiri dari kelompok yang relatif kecil ,
bertanggungjawab atas keseluruhan manajemen organisasi. Menetapkan kebijakan
operasional dan membimbing proses interaksi dengan lingkungan organisasi. Top
manager bertanggung jawab untuk menciptakan kondisi penting untuk perubahan,
membantu karyawan untuk bertanggung jawab kepada perusahaan, bertanggung jawab
untuk menciptakan budaya posistif organisasi melalui bahasa dan tindakan dan
bertanggung jawab mengamati lingkungan usahanya.
Middle manager efektif adalah seorang
yang mampu mengembangkan dan menerapkan rencana kerja yang sesuai dengan tujuan
dari tingkatan yang lebih tinggi, berorientasi pada kelompok dan bekerja sama serta
mengkoordinasi kegiatan antar unit dalam organisasi serta mampu menerapkan
perubahan atau strategi yang diciptakan oleh manajer puncak. Manajer menengah
(kepala, manajer divisi, manajer cabang, manajer pabrik, dekan).
First-Line Manager efektif adalah seseorang
yang mampu mengelola kinerja satu unit kerja yang dapat menyelesaikan tugas dan
tanggungjawab jangka pendek yang sesuai dengan rencana middle dan top manager.
Manajer lini pertama (supervisor atau pemimpin kelompok).
Pemimpin Kelompok adalah jenis
pekerjaan manajemen yang relatif baru yang dikembangkan semenjak perusahaan
beralih kepada kelompok yang mandiri. Pemimpin kelompok mengarahkan pekerjaan
perorangan dan membantu aktivitas kelompok ke arah pencapaian sasaran. Pemimpin
kelompok juga membantu kinerja kelompok, mengelola hubungan luar dan hubungan
dalam kelompok.
Berdasarkan lingkup kegiatan organisasi yang berada di bawah
tanggung jawabnya, manajer terdiri dari manajer fungsional dan manajer umum.
Manajer fungsional yaitu manajer yang bertanggung jawab atas
satu bidang kegiatan tertentu seperti keuangan, pemasaran, produksi,
personalia, akuntansi atau penjualan.
Manajer umum membawahi semua kegiatan suatu unit seperti
sebuah cabang, perusahaan terpisah atau bagian operasional terpisah yang
memiliki bagian produksi, pemasaran,dan keuangan sendiri.
Fungsi Manajemen
Empat fungsi manajemen sebagai tugas utama yang harus
dilaksanakan seorang manajer dalam mengelola organisasi untuk mencapai tujuan
atau yang dikenal sebagai proses manajemen adalah sebagai berikut :
Perencanaan (planning).
Proses untuk menentukan tujuan yang akan dicapai serta
langkah-langkah yang harus diambil untuk mencapainya, meliputi penetapan
sasaran, merumuskan tujuan, menetapkan strategi, membuat strategi, dan
mengembang-kan subrencana untuk mengkoordinasikan kegiatan.
Pengorganisasian (organizing).
Proses pemberian tugas, pengalokasian
sumber daya serta pengaturan kegiatan secara terkoordinir kepada setiap
individu dan kelompok untuk menerapkan rencana yang telah dibuat., meliputi
penetapan dimana keputusan akan dibuat, siapa yang akan melaksanakan tugas dan
pekerjaan, serta siapa yang akan bekerja untuk siapa.
Memimpin (leading)
Proses menumbuhkan semangat pada karyawan agar bekerja
dengan baik dan membimbing mereka untuk melaksanakan kegiatan yang sesuai
rencana dalam rangka mencapai tujuan, memberi inspirasi dan motivasi kepada
karyawan untuk berusaha keras mencapai sasaran organisasi.
Pengendalian (controlling).
Proses mengukur kinerja, membandingkan antara hasil sesungguhnya
dengan rencana yang telah dibuat serta mengambil tindakan koreksi yan
diperlukan.
Belakangan ini para
manajer mengubah cara mereka melaksanakan fungsi-fungsi manajemen. Perubahan
ini diwujudkan dalam perbedaan antara manajemen “lama” dan manajemen “baru”.
Manajer gaya lama menganggap diri mereka sebagai
boss, sedangkan manajer gaya
baru menganggap diri mereka sebagai sponsor, pemimpin kelompok atau konsultan
internal. Beberapa perbedaan lainnya adalah manajer gaya
lama mengambil keputusannya sendiri, dan manajer gaya baru mendengarkan masukan dari orang
lain dalam pengambilan keputusan. Akibatnya manajer gaya
lama bekerja lebih lama sedangkan manajer gaya
baru bekerja lebih mengutamakan hasil.
Perubahan-perubahan
dalam manajemen tersebut tidak membuat fungsi manajemen klasik menjadi kuno,
sehingga fungsi manajemen gabungan antara manajemen gaya
baru dan gaya
lama adalah sebagai berikut:
·
Membuat sesuatu terjadi (making things happen)
·
Menghadapi persaingan (meeting the competition)
·
Mengorganisir orang, proyek, dan proses (organizing
people, project, & process)
·
Memimpin (leading)
Fungsi-fungsi
tersebut tidak menggantikan fungsi yang lama, tetapi dibangun di atasnya.
Pertama, ‘membuat sesuatu terjadi’ merupakan gabungan dari fungsi merencanakan (planning)
dan mengendalikan (controlling). Untuk ‘membuat sesuatu terjadi’, kita
harus merencanakan bagaimana mencapai sasaran yang kita inginkan, mengelola
informasi, dan mengendalikan kinerja serta melakukan tindakan koreksi jika
terjadi penyimpangan. Kedua, ‘menghadapi persaingan’ mencerminkan pentingnya
adaptasi dan pembaharuan agar tetap bersaing di tengah pasar global yang terus
berkembang seperti saat ini. Ketiga, tanpa mempertimbangkan dalam
‘mengorganisir orang, proyek, dan proses’ maka perubahan yang berskala besar
tidak akan berhasil (tidak dapat membuat sesuatu terjadi). Terakhir, ‘memimpin’
dengan memperhatikan kesejahteraan karyawannya, merayakan keberhasilan sebuah
kontrak baru bersama karyawan, dan sangat memperhatikan keinginan dan aspirasi
karyawan merupakan suatu gaya
memimpin yang menyenangkan hati karyawan. Pada akhirnya karyawan termotivasi
dan membuat suatu produktivitas yang tinggi sebagai bukti kesetiaan dan
dukungannya.
Peranan
Manajer Dalam Organisasi
Dalam melaksanakan tugas sehari-hari
seorang manajer memegang beberapa peranan untuk mencapai tujuan organisasi.
Tiga peranan utama manajer menyangkut sebagai berikut :
1). Peran
interpersonal, yaitu peranan seorang manajer dalam berinteraksi dengan
berbagai pihak yang akan membantu berhasilnya pelaksanaan tugas, baik pihak
dalam perusahaan maupun pihak luar perusahaan.
a. Peranan figure
bapak (Figurehead)
Simbol pemimpin
perusahaan; diperlukan untuk menjalankan sejumlah kewajiban rutin yang bersifat
legal dan social, contoh : memberi ucapan selamat datang kepada para
pengunjung, penandatanganan surat
resmi,dst.
b. Peranan Pimpinan
(Leader)
Bertanggung jawab
untuk memotivasi dan mengaktifkan bawahan; mengisi posisi kosong (staffing),
melatih, dan tugas-tugas terkait, contoh : melakukan hampir seluruh kegiatan
yang melibatkan bawahan.
c. Peranan
Penghubung (Liaison)
Memelihara suatu
jaringan kontak luar yang mendukung dan juga penghubung pihak dalam, contoh :
membalas surat-surat, melakukan kerja dewan urusan luar, yang melibatkan
puhak-pihak luar.
2) Peran
informasional, yaitu peranan seorang manajer dalam pemberian, penerimaan
dan penganalisaan informasi, menyangkut pengawas, penyebar informasi dan juru
bicara.
a. Memantau (Monitor)
Manajer selalu aktif mencari informasi yang
dapat bermanfaat untuk organisasi, contoh membaca terbitan-terbitan periodik
dan laporan-laporan, memelihara kontak pribadi.
b. Penyebar (Disseminator)
Manajer mendistribusikan informasi yang
diperolehnya kepada pihak lain, khususnya kepada bawahannya agar bawahan mampu
mengerjakan tugasnya dengan baik, contoh : Mengadakan pertemuan-pertemuan untuk
maksud informasi; menelpon untuk meneruskan informasi.
c. Jurubicara (Spokesman)
Manajer sebagai wakil organisasi dalam
menyampaikan informasi ke pihak luar, contoh : menyelenggarakan rapat dewan,
memberikan informasi ke media.
3). Peran
pengambil keputusan, yaitu peranan seorang manajer dalam memanfaatkan
informasi untuk membuat keputusan dalam memecahkan masalah atau melihat
kesempatan yang ada.
a. Kewirausahaan (Entrepreunership)
Manajer mengambil
keputusan-keputusan penting seperti peluncuran produk baru, penggabungan usaha
dll, contoh : rapat strategis dan tinjauan ulang yang melibatkan prakarsa atau
rancangan proyek perbaikan.
b. Pengendali
gangguan (Disturbance Handler)
Manajer diharapkan
bisa menyelesaikan gangguan-gangguan yang mungkin muncul, contoh :
mengorganisasikan strategi dan sesi kaji-ulang yang melibatkan gangguan dan
kritis.
c. Pengalokasi
sumberdaya (Resource Allocator)
Manajer harus
mengalokasikan sumberdaya yang terbatas agar tujuan organisasi dapat dicapai
dengan efisien, contoh : penjadwalan, permintaan otoritas, menyelenggarakan
kegiatan apapun yang melibatkan anggaran dan program kerja bawahan.
d. Perunding (Negotiator)
Manajer melakukan
negosiasi dengan pihak-pihak yang berkaitan, contoh : berperan serta dalam
perundingan kontrak serikat pekerja.
Keterampilan Manajerial
Keterampilan atau skill merupakan
kemampuan untuk menterjemahkan pengetahuan ke dalam praktek sehingga tercapai
hasil kerja yang diinginkan. Berbagai fungsi dan kegiatan manajerial yang
diperlukan dalam mengelola organisasi membutuhkan banyak keterampilan.
Keterampilan yang paling penting adalah keterampilan yang memungkinkan manajer
bisa membantu orang lain menjadi lebih produktif di tempat kerja. Robert L.
Katz menggolongkan keterampilan manajer menjadi tiga kategori sebagai berikut :
1). Keterampilan Kemanusiaan (Human Skill)
Keterampilan kemanusiaan atau yang lebih
terkenal dengan keterampilan berkomunikasi antar manusia (interpersonal
skills) adalah keterampilan yang seringkali diabaikan oleh para manajer,
terutama bagi para manajer yang baru naik jenjangnya dalam organisasi.
Keterampilan kemanusiaan ini sangat diperlukan untuk menjaga hubungan baik
dengan atasan langsung maupun dengan bawahan. Dengan komunikasi yang persuasive
akan membuat bawahan merasa dihargai dan mereka akan bekerja lebih baik dan
bersikap lebih terbuka kepada atasannya. Keterampilan berkomunikasi ini
diperlukan baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.
2). Keterampilan Teknis (Technical
Skills)
Keterampilan ini merupakan bekal bagi para
manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan
kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu misalnya memperbaiki
mesin, membuat kursi, membuat jadwal kerja dan keterampilan teknis lainnya.
3). Keterampilan Konseptual (Conceptual Skill)
Kemampuan untuk merinci permasalahan
menjadi beberapa bagian yang lebih spesifik sehingga dapat dilihat kaitan
antara masing-masing bagian tersebut, serta mengetahui dampak dari setiap
permasalahan bagi orang lain.
Sebagai tambahan, keterampilan yang harus
pula dimiliki oleh para manajer adalah sebagai berikut :
4) Keterampilan Motivasi (Motivation Skill)
Kemampuan untuk memberikan dorongan kepada
orang lain, agar mereka dapat melakukan sesuatu sesuai dengan yang
diperintahkan tanpa mereka rasakan secara langsung, karena telah diberikan
suatu motivasi atau dorongan berupa rangsangan-rangsangan untuk menggairahkan
dan menyemangati melakukan pekerjaan.
5. Keterampilan
Teknologi Informasi
Keterampilan yang dalam hal ini penguasaan
mengolah informasi melalui teknologi seperti keterampilan mengoperasikan
komputer.
Kecakapan manajerial adalah suatu
keterampilan atau karakteristik personal yang membantu tercapainya kinerja yang
tinggi dalam tugas manajemen. Beberapa kompetensi personal yang diperlukan bagi
keberhasilan manajerial sebagai berikut :
1. Leadership, kemampuan dalam
mempengaruhi orang lain agar melaksanakan suatu tugas.
2. Self objectivity, kemampuan untuk
menilai diri sendiri secara realistis.
3. Analiytic thinking, kemampuan untuk
menginterpretasikan dan menyampaikan segala macam bentuk informasi.
4. Behavioral
flexibility, menyesuaikan perilaku dalam mencapai tujuan.
5. Oral Communication, kemampuan
mengemukakan pendapat secara jelas dalam berbicara.
6. Written
Communication, kemampuan mengungkapkan pendapat dengan baik secara
tertulis.
7. Personal Impact, menumbuhkan kesan
baik dan kepercayaan bagi orang.
8. Resistances to
stress, kemampuan untuk dapat bekerja dalam keadaan tertekan.
9.
Tolerance for uncertainty, kemampuan untuk bekerja dalam
situasi yang tidak menentu.